Het online archief vermindert de administratieve last van het archiveren van inkoopfacturen. Het biedt één centraal overzicht van al uw digitale facturen. Het maakt het voor u gemakkelijk om facturen te verwerken en later weer eenvoudig terug te vinden. Standaard kunt u facturen downloaden, doorsturen per e-mail (bijvoorbeeld naar uw boekhouder of accountant), printen en voorzien van notities (bijvoorbeeld als een factuur gecrediteerd of gedeclareerd moet worden).

U kunt een leverancier vanuit uw digitale archief op Z factuur een vraag of klacht sturen over een specifieke factuur (de leverancier moet dan wel deelnemen aan Z factuur en deze optie geactiveerd hebben voor de aan u verzonden factuur). Daarnaast hebben gebruikers van een telebankierenpakket de mogelijkheid om vanuit het digitale archief factuurgegevens te downloaden in hun banksysteem. Voor gebruikers van internetbankieren kunnen de factuurgegevens worden doorgestuurd naar de NotaBox van de Rabobank.